В мире ресторанного учета и контроля алкоголя иногда происходят вещи‚ которые невозможно объяснить простой логикой: бутылки разбиваются‚ напитки портятся‚ а в системе возникают необъяснимые излишки или недостачи․ Для многих бухгалтеров и менеджеров процесс корректного списания алкоголя в системе Store House 5 (SH) с интеграцией r_keeper и ЕГАИС сродни настоящему магическому ритуалу․ Стоит упустить хоть одну деталь — и система наложит на вас проклятие ошибок при закрытии смены․
В этой статье мы подробно разберем описание «магических ритуалов» по списанию алкоголя по причине порчи в Store House 5‚ чтобы ваши остатки всегда были чисты‚ а чеки закрывались без сбоя․
Подготовка к ритуалу: важнейшие правила защиты
Прежде чем приступать к самому акту списания‚ необходимо провести подготовительные работы․ Как и в любом деле‚ здесь есть свои непреложные законы‚ нарушение которых приведет к фатальным последствиям в учете:
- Поставка ЕГАИС должна быть подтверждена․ Это ваше защитное заклинание․ Если накладная не принята в ЕГАИС‚ ставить бутылку на вскрытие или пытаться списать ее категорически нельзя, система просто не даст вам этого сделать‚ так как алкоголя физически нет на ваших остатках в глазах государства․
- Заполнение вкладки «Списание»․ Для блюд r_keeper 7 (чистый алкоголь и коктейли) обязательно должна быть заполнена закладка «Списание» (определены подразделения списания)․ Если списание не указано‚ при закрытии чека выйдет ошибка‚ и продажа не пройдет․
Ритуал первый: Списание алкоголя для коктейлей и блюд
Часто алкоголь не продается гостю в чистом виде‚ а становится ингредиентом магии бармена — коктейля или блюда․ В этом случае списание происходит автоматически‚ но только если вы правильно настроили артефакты:
- Укажите подразделение․ У блюд из r_keeper в StoreHouse 5 обязательно должно быть указано подразделение на вкладке «Списания»․ Это точка пересечения двух миров (кассовой системы и складского учета)․
- Автоматическое формирование акта․ В момент закрытия общей смены в r_keeper в Store House формируются документы «Акт списания» по результатам продажи алкогольной продукции через кассовую станцию․
- Учет в миллилитрах․ Помните важное правило: при продаже стопки водки нужно отправить в ЕГАИС чек о продаже с указанием миллилитров․ При использовании алкоголя в блюдах или коктейлях нужно списывать отдельные порции в миллилитрах через акт списания․
Ритуал второй: Прямое списание по причине «Порча»
Если бутылка физически испорчена‚ разбита (бой) или выявлена недостача‚ необходимо провести ручной ритуал списания․ Процедура проводится через документ «Акт списания»․
Пошаговая инструкция проведения акта списания:
- Перейдите в раздел документов Store House 5 и создайте новый «Акт списания»․
- Добавьте в акт списываемую алкогольную продукцию (обязательно с указанием марки)․
- Важно указать правильную причину операции․ Выберите из справочника причин: «Порча»‚ «Бой» или «Реализация» (в зависимости от реальной ситуации)․
- Списание оформляют в момент передачи продукции или обнаружения отклонений в учете из-за кражи‚ убытка‚ порчи․
- После проведения документа в Store House‚ он должен быть выгружен в ЕГАИС для фиксации факта убыли․
Обратите внимание: Оформление списания в ЕГАИС с причиной «Реализация» проводится только по крепкому алкоголю и другим видам‚ кроме пива и слабоалкогольных напитков․
Темная магия остатков: Излишки и переходные ритуалы
Почему у организации возникают излишки? У крепкого алкоголя расхождение в большую сторону возникает в нескольких случаях:
- Фактически пришел один alcode (код продукции)‚ а в ЕГАИС зафиксирован другой․
- Если неправильно производили списание продукции в прошлом․
Особого колдовства требует ситуация при переходе с любой другой учетной системы на Store House 5 или если база SH была обрезана до даты‚ в которую акты не попадают․ В этом случае нужно зафиксировать марки‚ списанные в актах ЕГАИС‚ но которые реально есть на остатках․ Иначе вы получите «призраков» на складе — бутылки‚ которых нет в ЕГАИС‚ но которые физически стоят на полке․
Магия налогового кодекса: как подтвердить порчу
С точки зрения налоговой‚ просто списать алкоголь — недостаточно․ Факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства (например‚ справкой из полиции о краже или актом от пожарной инспекции)․ Об этом сказано в подпункте 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ․
Если же недостача (порча) товаров возникла в результате форс-мажорных обстоятельств‚ то такие потери также можно учесть при расчете налога на прибыль в полной сумме․
Списание алкоголя через Store House 5 — это не просто технический процесс‚ а строгий ритуал‚ требующий внимания к деталям․ Не паникуйте‚ если при закрытии смены выскакивают ошибки, страх лишь усиливает панику․ Проверьте подтверждены ли накладные в ЕГАИС‚ указаны ли подразделения списания у блюд в r_keeper‚ и правильно ли выбрана причина в акте списания․ Соблюдайте эти правила‚ и магия автоматизации будет работать на вас‚ а не против вас!