Цель статьи – предоставить сотрудникам государственных органов подробные рекомендации по подготовке объяснительной записки в случае порчи или утраты служебного удостоверения, а также раскрыть правовую основу и возможные последствия такого проступка․
Правовая база
Согласно действующему законодательству и внутренним нормативным актам, порядок оформления, хранения и утилизации служебных удостоверений регулируется следующими документами:
- Приказ Минюста РФ от 19 ноября 2008 г․ № 253 «Об организации оформления и использования служебных удостоверений федеральных государственных гражданских служащих и работников центрального аппарата Министерства юстиции РФ»․ В пункте 6 указано, что неизрасходованные и испорченные бланки, голограммы и пакеты для ламинирования подлежат передаче по акту не реже одного раза в полугодие․
- Приказ Минюста РФ от 12 апреля 2017 г․ № 58 «Об утверждении Инструкции по оформлению и выдаче служебных удостоверений»․ Пункт 32 фиксирует, что испорченные бланки и голограммы уничтожаются в специально оборудованном помещении․
- Федеральный закон № 79‑ФЗ от г․ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (с изменениями от )․ Статья 59 регулирует порядок проведения служебной проверки․
- Внутренние положения органов внутренних дел и прокуратуры, где указано, что утрата или порча удостоверения влечёт дисциплинарную ответственность и может сопровождаться общественным порицанием․
Что считается «испорченным» удостоверением?
По нормативным актам под «испорченным» понимаются любые повреждения, которые делают удостоверение непригодным для использования в служебных целях:
- Разрывы, порезы, сильные царапины, которые нарушают целостность пластика․
- Повреждение голографических элементов (голограмм, голографических пакетов)․
- Выцветание, обесцвечивание, попадание жидкостей, которые делают данные нечитаемыми․
- Любое вмешательство, позволяющее изменить личные данные, номер удостоверения или фотографию․
Последствия для сотрудника
В зависимости от тяжести проступка и наличия отягчающих обстоятельств, к сотруднику могут быть применены следующие меры:
- Дисциплинарное взыскание – выговор, замечание, понижение в должности (в редких случаях)․
- Служебная проверка в соответствии со ст․ 59 ФЗ 79‑ФЗ․
- Общественное порицание – фиксируется в личном деле и может отразиться на будущих повышениях․
- В случае, если повреждение привело к утрате служебных функций (например, невозможность предъявить удостоверение при проверке), может быть наложена штрафная санкция в виде удержания из заработной платы․
Как правильно написать объяснительную записку
Объяснительная должна быть составлена в письменной форме, подписана сотрудником и направлена в отдел кадров (или в уполномоченный орган)․ Ниже – рекомендуемая структура․
Структура объяснительной
- Шапка – реквизиты организации, дата, номер документа․
- Тема – «Объяснительная записка о порче служебного удостоверения»․
- Личные данные сотрудника – ФИО, должность, табельный номер, подразделение․
- Описание обстоятельств – конкретный факт порчи, дата, время, место․
- Причины и обстоятельства – объективные причины (неполадка техники, случайный удар и т․п․) и субъективные (нарушение правил хранения)․
- Принятые меры – что сделано сразу после инцидента (сообщение руководителю, сдача испорченного удостоверения, запрос нового)․
- Обещание – обязательство соблюдать правила в дальнейшем, предложения по профилактике․
- Подпись – фамилия, имя, отчество, подпись, дата․
Пример объяснительной записки
Объяснительная записка
От: Иванова Ивана Ивановича Должность: старший инспектор Таб․ №: 12345 Подразделение: отдел по делам несовершеннолетних Тема: Объяснительная записка о порче служебного удостоверения Сведения о происшествии: 18 мая 2026 г․ в 14:30 в кабинете № 12, находясь в процессе подготовки документов, я случайно уронил служебное удостоверение на бетонный пол․ В результате удара пластик треснул, голограмма оторвалась, а номер удостоверения стал нечитаемым․ Причины: - Неправильное размещение удостоверения в открытом кармане плаща․ - Отсутствие защитного чехла, рекомендованного Приказом Минюста РФ от № 58․ Принятые меры: Немедленно сообщил о происшествии начальнику отдела․ Сдал испорченное удостоверение в отдел кадров для утилизации․ Оформил запрос на выдачу нового удостоверения (заявление № 2026‑05‑018)․ Обещание: Осознавая важность сохранности служебных документов, обязуюсь: - Хранить удостоверение в специально отведённом кармане․ - Приобретать защитный чехол в соответствии с инструкцией․ - При любых изменениях в условиях работы своевременно информировать руководство․ Подпись: ______________________ Иванов И․И․
Практические рекомендации по предотвращению порчи
- Использовать защитные чехлы и специальные держатели, предусмотренные инструкцией Минюста․
- Не оставлять удостоверение в открытых карманах одежды, где оно может быть зажато другими предметами․
- При работе с документами, где требуется частое использование удостоверения, держать его в пластиковом держателе, закреплённом к поясу․
- Регулярно проверять состояние голограмм и ламинирования (не реже одного раза в полугодие)․
- При обнаружении мелких повреждений немедленно сообщать в отдел кадров – своевременная замена предотвратит более серьёзные инциденты․
Порядок действий после подачи объяснительной
- Сотрудник передаёт объяснительную в отдел кадров․
- Отдел кадров регистрирует документ, формирует акт о получении испорченного удостоверения․
- При необходимости проводится служебная проверка (ст․ 59 ФЗ 79‑ФЗ)․
- Руководитель подразделения принимает решение о мере дисциплинарного воздействия․
- Сотруднику выдают новое служебное удостоверение в установленном порядке․
- В личное дело вносятся отметки о происшествии и о принятых мерах․
Порча служебного удостоверения – это не просто техническая ошибка, а нарушение требований, установленных государственными нормативными актами․ Своевременная и корректно оформленная объяснительная записка позволяет:
- Продемонстрировать готовность сотрудника взять ответственность за свои действия․
- Снизить риск применения строгих дисциплинарных мер․
- Обеспечить быстрый процесс замены документа и восстановление служебных функций․
Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, каждый сотрудник сможет грамотно оформить объяснительную и минимизировать негативные последствия для своей профессиональной репутации․
Дата публикации: